Cómo crear un workflow para tus formularios y convertir leads en estudiantes de tu universidad

En el mundo del marketing y las ventas de cualquier sector, incluyendo el educativo, la eficiencia es clave para alcanzar el éxito. La automatización eficiente de tareas y la personalización de las comunicaciones son aspectos fundamentales a tomar en cuenta si deseamos aplicar una estrategia efectiva. 

En este punto necesitamos un aliado que nos brinde un soporte robusto en cuanto a la automatización de tareas, y es aquí donde resalto la importancia de utilizar Workflows de HubSpot CRM, una herramienta de automatización de marketing y ventas que sin lugar a dudas puede maximizar la eficiencia de tus estrategias de captación de nuevos estudiantes.

Qué es HubSpot Workflows y cómo funciona

HubSpot Workflows es una herramienta poderosa que te permite crear flujos de trabajo personalizados para automatizar tareas y mejorar la eficiencia de tus campañas de marketing y ventas. Con ella, puedes establecer una serie de acciones y condiciones que se activan automáticamente en función del comportamiento de tus prospectos.

Por ejemplo, puedes configurar un flujo de trabajo que envíe automáticamente un correo electrónico de seguimiento a los leads que han descargado el programa de la carrera o curso libre que les ha interesado en el sitio web de tu universidad. También puedes establecer condiciones específicas para que se realicen acciones únicas, como agregar un contacto a una lista de segmentación si ha interactuado con tu contenido en redes sociales.

Y, ¿cómo puedes sacarle el jugo a los Workflows?

Imaginemos que ya tienes un plan avanzado en el que has definido a tu Buyer Persona, lo has analizado y con ello alimentado tu matriz de prospectos, y ya tienes establecidos los formularios automatizados personalizados que vas a utilizar, entonces ha llegado el momento de estructurar un workflow donde queden organizados todos los pasos de lo que has definido como tu estrategia de marketing educativo para atraer nuevos estudiantes a tu institución. 

El objetivo de la estrategia es claro, educar a tus prospectos de una manera automatizada, reduciendo el trabajo manual y la ineficiencia en el seguimiento de tu institución, mientras el prospecto avanza en su ciclo de compra.

Entonces, debemos hacer que los workflows trabajen por nosotros, ¿cómo lo conseguimos? Veamos algunos  casos de uso que pueden beneficiar a tu estrategia de captación de nuevos estudiantes:

• Automatización de tareas: puedes automatizar tareas manuales y repetitivas, como el envío de correos electrónicos de seguimiento, la segmentación de contactos y el seguimiento de leads. Esto te permite ahorrar tiempo y mejorar la eficiencia de tus procesos.
• Personalización: al utilizar flujos de trabajo, puedes personalizar tus comunicaciones con los futuros estudiantes. Esto aumenta la relevancia y efectividad de tus mensajes, mejorando de manera directa la experiencia del prospecto.
• Seguimiento y análisis: te permite hacer un seguimiento y análisis exhaustivo de tus campañas. Esto te ayuda a identificar oportunidades de mejora y optimizar continuamente tus procesos para obtener mejores resultados.
• Nutrición de leads: los flujos de trabajo también te permiten nutrir leads a lo largo del ciclo de vida del prospecto. Puedes configurar flujos de trabajo que envíen contenido relevante y personalizado a los leads para mantener su interés y aumentar las tasas de conversión.
• Actualización de información de contactos: puedes aprovecharte de los flujos de trabajo para actualizar automáticamente la información de tus prospectos en función de los datos que hayan proporcionado. Por ejemplo, si un contacto actualiza la carrera de interés o un curso libre puedes configurar un flujo de trabajo para que se envíe contenido educativo de esta nueva opción de estudios a tu prospecto y poner un tag con el nombre de la carrera en el perfil de ese contacto.
• Integración con otras herramientas: HubSpot Workflows integra otras herramientas dentro de la plataforma, como el Hub de Marketing, el Hub de Sales y Hub de Service lo que te permite aprovechar al máximo todas las funcionalidades disponibles en el ecosistema de HubSpot.

Paso a paso inicial para crear workflows personalizados en HubSpot

La creación de workflows personalizados en HubSpot es un proceso sencillo, que debe ser muy bien pensado y que te permite adaptar la automatización a las necesidades específicas de tu universidad. Los pasos básicos que debes seguir para crearlos son:

• Definir tu objetivo: antes de comenzar a generar un flujo de trabajo, es importante que definas claramente cuál es tu objetivo. ¿Quieres enviar correos electrónicos de seguimiento a los leads que han descargado un programa de estudios o los que han participado en actividades en el campus? HubSpot te ayuda  configurar procesos de automatización basados en datos del contacto o actividades que realice el contacto, datos de su compañía, datos de la gestión que esté realizando (lo que llamamos Deals), basados en una conversación con el Bot o con un agente de matrícula a través del chat, basados en un  Tiquete de Servicio (que son básicamente acciones de servicio al cliente), basados en una cotización, una orden de compra o una factura.   Tener un objetivo claro te ayudará a diseñar un flujo de trabajo efectivo.
• Seleccionar el inicio de un flujo de trabajo: HubSpot permite que los  flujos de trabajo se activen a partir de  datos o acciones del contacto, datos de la compañía, datos del requerimiento que puede ser un Deals o un Tiquete, listas y fechas. Elige el tipo de flujo de trabajo que mejor se adapte a tu objetivo y necesidades.
• Configurar las acciones y condiciones: una vez que hayas seleccionado el objetivo y que active el flujo de trabajo, puedes comenzar a configurar las acciones y condiciones. Por ejemplo, si deseas enviar correos electrónicos de seguimiento, puedes agregar una acción para que se envíe solo si el lead ha descargado el programa de estudios.
• Personalizar: puedes personalizar aún más tu flujo de trabajo agregando ramas y condiciones adicionales. Por ejemplo, puedes establecer una condición para que un contacto se agregue a una lista específica, como registrarse en un próximo webinar en donde se expliquen los planes de financiamiento que tiene la universidad. 
• Probar y activar: antes de poner en marcha tu flujo de trabajo, es importante realizar pruebas para asegurarte de que todas las acciones y condiciones se hayan configurado correctamente. Una vez que hayas realizado las pruebas necesarias, puedes activarlo.

Cómo medir el éxito de tus flujos de trabajo en HubSpot

Medir el éxito de tus flujos de trabajo en HubSpot es esencial para evaluar su eficacia y realizar ajustes si es necesario. La plataforma te proporciona herramientas de análisis y seguimiento para ayudarte a medir el rendimiento que estos han tenido. Algunas métricas clave que puedes monitorear incluyen:

• Tasa de apertura de correos electrónicos: esta métrica te indica qué tan relevantes son tus correos electrónicos. Una alta tasa de apertura indica que tus correos electrónicos son relevantes y atractivos.
• Tasa de clics: esta te muestra cuántos de tus prospectos están interactuando con los enlaces incluidos en tus correos electrónicos. Si se observa una alta tasa de clics, quiere decir que los prospectos se muestran interesados por el contenido que compartes y que en consecuencia se han sentido motivados a seguir el enlace. 
• Tasa de conversión: te indica cuántos de tus prospectos están completando la acción deseada, como por ejemplo, solicitar una cita para matricularse en una carrera, curso o registrarse en un evento en el campus. Una alta tasa de conversión indica que tus flujos de trabajo están logrando su objetivo.
• Tiempo medio de ciclo de ventas: esta métrica te muestra cuánto tiempo lleva convertir un lead en un estudiante matriculado. Al medir el tiempo promedio de ciclo de ventas, puedes tomar acciones correctivas para ajustarse o acelerar el proceso de toma de decisión de los prospectos en cada período de matrícula.

¿Qué pasa si no obtengo las tasas altas que espero?

Pues ahí tienes una gran oportunidad. Al notar que tus flujos de trabajo y la estrategia de captación de nuevos estudiantes que te has planteado no ha arrojado los resultados que esperabas, es momento de echar vista atrás, reevaluar todas las acciones que has tomado y reformular con base a los indicadores de éxito de la gestión. 

Claves para evitar bajas tasas de conversión

Hay muchos elementos claves a considerar para evitar una baja tasa de conversión, pero una de las más importantes y que merece la pena destacar es la personalización.

Hoy, queremos ser atendidos de manera especial en cualquier lugar, esto se vuelve aún más relevante cuando nos desenvolvemos en el campo de la educación universitaria, en donde ese estudiante prospecto se encuentra luchando por decidir qué hacer con su futuro académico.

¿Le ayudamos? ¡Claro!, el que se sienta escuchado y orientado nos pondrá en su top of mind, además de que, como buenos estrategas nos debe importar lo que a ellos les importa, con eso lograremos una conexión vital para el proceso de conversión.

Con este tratamiento cercano y personalizado marcamos la diferencia en cuanto a la “experiencia del cliente”, y eso representa muchos puntos a nuestro favor. 

La primera impresión siempre vale mucho

Un elemento crucial en donde debemos aplicar la personalización es en el “Thank-you email”, que es casualmente la primera impresión que tendrá nuestro prospecto del tratamiento personalizado que tenemos para él.

El “Thank-you email” es un instrumento formidable para destacarse y crear una conexión personal con los prospectos. Este correo electrónico, enviado inmediatamente después de que un estudiante ha mostrado interés en alguno de los servicios educativos que ofrece tu universidad, no solo es una muestra de cortesía, sino también una oportunidad para:

1. Reforzar el interés del prospecto por estudiar en nuestra universidad:

• Podemos expresar nuestro agradecimiento por el interés en el programa de estudios de su preferencia y la universidad.
• Aprovechamos para resaltar los aspectos más atractivos del programa, como el plan de estudios, las oportunidades de investigación, las prácticas profesionales o la bolsa de trabajo.
• Podemos compartir historias de éxito de estudiantes graduados o incluir testimonios de profesores o profesionales del área.

2. Nos ayuda a personalizar la experiencia:

• Nos dirigimos al potencial estudiante por su nombre.
• Nos permite hacer referencia a la conversación o interacción que se haya tenido (su visita al campus, sus preguntas en una feria de universidades, etc.), con esto se da cuenta de que es importante para nosotros y lo recordamos.
• Respondemos a preguntas o inquietudes específicas que el estudiante haya expresado.
• Ofrecemos información adicional relevante para la carrera, como becas, eventos o programas especiales.

3. Generar un espacio para brindar información útil para nuestro prospecto:

• Podemos incluir enlaces a la página web de la carrera, el proceso de admisión, requisitos de matrícula, becas disponibles, entre otros.
• Es una ventana para invitar al estudiante a una feria de puertas abiertas, una sesión informativa, una entrevista personal o cualquier actividad relacionada.
• Se puede ofrecer en él la posibilidad de contactar directamente con el departamento de admisiones o con un profesor de la carrera.

Imprescindible: debemos invertir tiempo en crear un mensaje atractivo y relevante que demuestre interés genuino en su futuro profesional.

Importante, ¿verdad?

¡Y es solo uno de los pasos de un workflow!

Sí, tenemos muchísimo trabajo por delante, es por eso que debemos aprender muy bien a utilizar los workflows.

Y, ¿cómo empezamos?

Lo primero, capacitarnos.

Aquí estoy yo para eso. He definido como uno de los propósitos de mi vida ayudar a los demás, y lo hago enseñando a los encargados de ventas de grandes empresas y universidades a potenciar sus estrategias de captación de nuevos estudiantes. 

Yo te acompaño en el proceso, y si quieres complementar lo que te ofrezco, puedes encontrar en el portal de HubSpot una amplia gama de cursos y recursos en línea para ayudarte a aprender a utilizar sus herramientas, incluido HubSpot Workflows. Puedes acceder a estos recursos de forma totalmente gratuita a través de su plataforma de aprendizaje en línea. 

También, es importante que te unas a comunidades y foros de usuarios. La comunidad de HubSpot es muy activa y ofrece un espacio para que los usuarios compartan sus experiencias, hagan preguntas y aprendan de otros profesionales. 

¡Aprovecha todos los beneficios que te ofrece HubSpot!

Automatiza tareas, personaliza comunicaciones y haz un seguimiento exhaustivo y efectivo sin verte agobiado por una cantidad de información desordenada que no puede tu equipo gestionar. Optimiza todo tu proceso y decide este 2024 iniciar una conversión de leads estructurada y eficiente.

Este es solo uno de los eslabones de esta cadena. Si quieres conocer cuáles son los otros y pulir tus estrategias de captación, te invito a que consultes más material relacionado en mi blog. Puedes acceder a más recursos que he preparado para ti haciendo clic aquí.

¿Tienes dudas?

Me encantaría saber cuáles son.

Déjame tus comentarios y comencemos a construir workflows juntos.

¡Arranquemos!